Hầu như bất kỳ loại hình kinh doanh nào cũng đi kèm với rủi ro và trách nhiệm pháp lý, và các nhà bán lẻ cũng không ngoại lệ. Trong bán lẻ, những rủi ro như vậy có thể xuất hiện dưới dạng các vấn đề về an toàn (ví dụ: các mối nguy hiểm trong cửa hàng có thể gây trượt ngã), trộm cắp và mất mát (ví dụ: trộm cắp vặt) hoặc các thách thức về hoạt động (ví dụ: lỗi của nhân viên dẫn đến sai lệch hàng tồn kho).
Mặc dù không thể đạt được 100% không có rủi ro, bạn có thể thực hiện các biện pháp để giảm rủi ro và trách nhiệm pháp lý. Bằng cách chủ động giải quyết các mối quan tâm tiềm ẩn và triển khai các chiến lược phòng ngừa, bạn có thể bảo vệ doanh nghiệp, nhân viên và khách hàng của mình.
Sau đây là cách thực hiện.
Luôn cập nhật việc bảo trì
Dữ liệu từ EU OSHA cho thấy có từ 10 đến 15% vụ tai nạn chết người có liên quan đến hoạt động bảo trì.
Không theo dõi các nhiệm vụ bảo trì thường xuyên có thể làm tăng khả năng xảy ra tai nạn và trách nhiệm pháp lý, đó là lý do tại sao việc ưu tiên bảo trì thường xuyên và kiểm tra an toàn là rất quan trọng. Tùy thuộc vào cửa hàng của bạn, điều này có thể có nghĩa là:
- Kiểm tra thường xuyên sàn nhà xem có bị đổ chất lỏng, nứt hoặc bề mặt không bằng phẳng không
- Đảm bảo rằng các kệ và màn hình chắc chắn và an toàn
- Kiểm tra đèn chiếu sáng để đảm bảo mọi khu vực trong cửa hàng đều được chiếu sáng tốt
- Kiểm tra lối vào và lối ra xem có chướng ngại vật hoặc nguy hiểm nào không
- Duy trì khu vực lưu trữ sạch sẽ và an toàn cho hàng hóa và vật tư
- Thiết bị bảo dưỡng như hệ thống POS, xe đẩy hàng và thang cuốn
- Giữ lối thoát hiểm được đánh dấu và không có vật cản
Ghi lại tất cả các bước và quy trình cho các nhiệm vụ trên—và bất kỳ công việc bảo trì nào khác tại cửa hàng của bạn—và xác định tần suất phù hợp để kiểm tra và bảo trì. Từ đó, đảm bảo nhóm của bạn tiến hành bảo trì theo kế hoạch bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra và phần mềm kiểm toán bán lẻ theo dõi việc hoàn thành nhiệm vụ, đặt lời nhắc và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức độ tuân thủ của cửa hàng bạn.
Thiết lập chương trình đào tạo an toàn
An toàn là thành phần quan trọng của việc phòng ngừa trách nhiệm pháp lý vì nó làm giảm đáng kể nguy cơ tai nạn và thương tích tại nơi làm việc.
Việc có một chương trình an toàn chính thức sẽ đảm bảo rằng tất cả thành viên trong nhóm đều nhận thức được các mối nguy tiềm ẩn và biết cách ứng phó phù hợp để giảm thiểu rủi ro.
Như Haley Bass viết trên Concentra, “Công cụ tuyệt vời nhất mà bạn có thể trang bị cho nhân viên của mình là kiến thức. Bạn không thể mong đợi nhân viên của mình tuân thủ các biện pháp an toàn nếu bạn chưa từng dạy họ cách thực hiện. Đào tạo về an toàn nên được đưa vào quy trình tuyển dụng cho nhân viên mới và nên tổ chức các buổi ôn tập định kỳ cho nhân viên có kinh nghiệm.”
Một chương trình an toàn tốt bao gồm:
- Nhận biết các mối nguy hiểm cụ thể của cửa hàng và cách giải quyết chúng
- Biểu tình về việc sử dụng an toàn các thiết bị trong cửa hàng
- Xử lý đúng cách hàng tồn kho và các vật liệu khác trong cửa hàng
- Khuyến khích nhân viên báo cáo các mối nguy hiểm hoặc hành vi không an toàn
Ngoài việc cải thiện sự an toàn, các chương trình như vậy đã được chứng minh là có thể tăng năng suất của nhân viên, nâng cao tinh thần và giảm chi phí. Theo người quản lý phúc lợi GMS, nhân viên tuân thủ các chương trình an toàn có năng suất cao hơn 45% và trải nghiệm sự hài lòng trong công việc cao hơn 6%. Các chương trình an toàn cũng có thể giảm chi phí kinh doanh xuống 28%.
Bạn có thể triển khai chương trình an toàn nội bộ bằng cách phát triển tài liệu đào tạo, tổ chức hội thảo thường xuyên và tạo sổ tay hướng dẫn an toàn phù hợp với nhu cầu của cửa hàng. Ngoài ra, có một số nhà cung cấp bên thứ ba có thể cung cấp các gói đào tạo toàn diện, các mô-đun dành riêng cho ngành và hỗ trợ liên tục để nhóm của bạn luôn cập nhật các giao thức an toàn mới nhất.
Chăm sóc nhân viên của bạn
Nhóm của bạn đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu rủi ro và ngăn ngừa trách nhiệm pháp lý. Từ việc giữ cho cửa hàng của bạn an toàn và được bảo trì tốt đến việc lên tiếng khi họ thấy có điều gì đó không ổn, nhân viên của bạn là tuyến phòng thủ đầu tiên của bạn.
Trong khi đào tạo an toàn và các chương trình khác cung cấp cho nhân viên kiến thức cần thiết để chủ động giải quyết vấn đề, bạn sẽ muốn tiến xa hơn nữa bằng cách thúc đẩy môi trường làm việc hỗ trợ và khuyến khích giao tiếp cởi mở.
Đảm bảo rằng nhóm của bạn cảm thấy được chăm sóc và có quyền báo cáo bất kỳ mối nguy hiểm hoặc mối quan tâm tiềm ẩn nào mà không do dự. Nhân viên hạnh phúc có nhiều khả năng tham gia và chủ động hơn, dẫn đến các cửa hàng được quản lý tốt hơn, ít rủi ro hơn và giảm khả năng phải chịu trách nhiệm pháp lý.
Hãy rõ ràng, cung cấp bối cảnh và minh họa các tiêu chuẩn của bạn
Như với bất kỳ chương trình nào, bạn phải đảm bảo mọi người đều có cùng quan điểm để triển khai sáng kiến của mình thành công. Khi nói đến việc giảm thiểu rủi ro và trách nhiệm pháp lý, nhân viên của bạn cần hiểu những gì được mong đợi ở họ và lý do tại sao các tiêu chuẩn này được áp dụng.
Vì vậy, khi thiết lập chính sách hoặc thủ tục, hãy càng rõ ràng và cụ thể càng tốt - hướng dẫn mơ hồ có thể dẫn đến hiểu lầm và sai lầm.
Ngoài ra, hãy lưu ý rằng việc cung cấp bối cảnh sẽ giúp củng cố tầm quan trọng của từng nhiệm vụ.
Ví dụ, thay vì chỉ nói "Giữ sàn nhà sạch sẽ", hãy giải thích rằng việc giữ sàn nhà sạch sẽ giúp ngăn ngừa trượt ngã và các vụ kiện tụng tiềm ẩn.
Mẹo chuyên nghiệp: sử dụng các phương tiện hỗ trợ trực quan như sơ đồ, ảnh và video để chứng minh các phương pháp hay nhất và kỳ vọng.
Làm như vậy sẽ giúp bạn truyền đạt rõ ràng các tiêu chuẩn, cung cấp bối cảnh cho từng nhiệm vụ và cuối cùng trao quyền cho nhóm của bạn hành động có trách nhiệm và chủ động.
Tiến hành kiểm tra và kiểm toán thường xuyên
Kiểm tra và kiểm toán thường xuyên là điều bắt buộc khi nói đến việc giữ cho doanh nghiệp của bạn không phải chịu trách nhiệm pháp lý và rắc rối pháp lý. Chúng giúp đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn được đáp ứng và các vấn đề tuân thủ được giải quyết—vì vậy đừng bỏ qua các cuộc kiểm tra và kiểm toán trong cửa hàng.
Tin tốt là gì? Các công cụ như Bindy có thể hợp lý hóa các nhiệm vụ này.
Của Bindy Nền tảng cho phép bạn thực hiện các chương trình và thực thi các tiêu chuẩn một cách hiệu quả. Nó cung cấp các biểu mẫu tùy chỉnh để kiểm toán và thanh tra, hoàn chỉnh với các mục có thể thực hiện được, ảnh, video và quy trình sửa lỗi vòng kín.
Với Bindy, nhóm của bạn có thể xây dựng các biểu mẫu tùy chỉnh để kiểm tra tiêu chuẩn thương hiệu, kiểm tra hoạt động của cửa hàng và đánh giá mức độ tuân thủ. Và nếu có điều gì đó không đạt yêu cầu, bạn có thể sử dụng nền tảng để chỉ định các hành động khắc phục theo thời gian thực và xác minh rằng các vấn đề đã được giải quyết.
Sử dụng công nghệ để hỗ trợ thực hiện chương trình của bạn
Thay vì dựa vào danh sách kiểm tra thủ công, biểu mẫu giấy hoặc bảng tính, hãy cân nhắc sử dụng các giải pháp phần mềm tự động hóa và hợp lý hóa quy trình của bạn. Số hóa quy trình làm việc của bạn có thể giúp bạn và nhóm của bạn hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn trong khi giảm thiểu một yếu tố đáng kể gây ra rủi ro: lỗi của con người.
Ngoài ra, công nghệ còn cho phép giao tiếp và quản lý tác vụ theo thời gian thực, nhờ đó bạn có thể cộng tác với các thành viên trong nhóm nhanh hơn và giải quyết vấn đề sớm hơn.
Các giải pháp kỹ thuật số cũng mở đường cho những quyết định sáng suốt hơn nhờ dữ liệu và báo cáo, cho phép bạn phân tích hiệu suất và phát hiện các vấn đề tiềm ẩn để giải quyết ngay từ đầu.
Theo dõi cửa hàng của bạn từ xa
Một trong những điều tuyệt vời nhất khi sống trong thời đại công nghệ? Việc theo dõi hoạt động và chương trình của cửa hàng không phải lúc nào cũng đòi hỏi bạn phải có mặt trực tiếp mọi lúc. Các hệ thống dựa trên đám mây mở đường cho việc giám sát từ xa để bạn có thể theo dõi tình hình an toàn, bảo trì và tuân thủ của cửa hàng từ bất kỳ đâu.
Các giải pháp như cảnh quay video tại chỗ, cảm biến IoT và phần mềm quản lý bán lẻ cho phép bạn theo dõi các hoạt động theo thời gian thực, nhận cảnh báo tức thời về các sự cố và nhanh chóng truy cập dữ liệu để đưa ra quyết định sáng suốt mà không cần phải có mặt tại chỗ.
Hãy tận dụng những công nghệ này. Áp dụng chúng vào doanh nghiệp của bạn và sử dụng hiệu quả để bạn và nhóm của bạn có thể kết nối và duy trì hoạt động của cửa hàng một cách trơn tru.
Ghi chép và lưu lại mọi thứ
Tài liệu đầy đủ có tác dụng rất lớn trong việc giảm thiểu rủi ro và trách nhiệm pháp lý trong bán lẻ. Lưu giữ hồ sơ về các cuộc kiểm tra an toàn, công tác bảo trì, các buổi đào tạo và sự cố của cửa hàng để bạn luôn có hồ sơ rõ ràng về những gì đã thực hiện. Điều này giúp theo dõi các vấn đề và triển khai các biện pháp khắc phục dễ dàng hơn.
Trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc tranh chấp, việc lưu giữ hồ sơ chi tiết cũng có thể bảo vệ doanh nghiệp của bạn về mặt pháp lý bằng cách chứng minh rằng bạn đã thực hiện các bước cần thiết để duy trì một môi trường an toàn.
Một lần nữa, các giải pháp kỹ thuật số có thể là người bạn tốt nhất của bạn ở đây. Ví dụ, phần mềm kiểm toán bán lẻ cho phép bạn ghi lại các hoạt động bằng ảnh, video và chữ ký số. Điều này không chỉ đảm bảo tính chính xác và dễ dàng truy cập thông tin mà còn cho phép bạn phân tích dữ liệu và xác định các lĩnh vực cần cải thiện theo thời gian.
Ngăn ngừa mất mát do trộm cắp
Trộm cắp là một trong những thách thức lớn nhất của các nhà bán lẻ, góp phần đáng kể vào việc mất doanh thu hàng năm. Theo Liên đoàn bán lẻ quốc gia (NRF), tỷ lệ hao hụt trung bình đã tăng lên 1,6% vào năm ngoái—tương ứng với mức lỗ $112,1 tỷ.
Phó chủ tịch phụ trách bảo vệ tài sản và hoạt động bán lẻ của NRF, David Johnston, nhận xét: “Các nhà bán lẻ đang chứng kiến tình trạng trộm cắp ở mức độ chưa từng có cùng với tình trạng tội phạm tràn lan tại các cửa hàng của họ và tình hình đang ngày càng trở nên tồi tệ hơn”.
Ông tiếp tục, “Ngoài tác động về mặt tài chính của những tội ác này, bạo lực và mối lo ngại về an toàn vẫn tiếp tục là ưu tiên hàng đầu của tất cả các nhà bán lẻ, bất kể quy mô hay danh mục.”
Để giảm thiểu rủi ro trong lĩnh vực này cần phải kết hợp đào tạo nhân viên, thiết kế cửa hàng và công nghệ.
Về phía nhân viên, hãy đào tạo nhóm của bạn để nhận ra hành vi đáng ngờ và khuyến khích họ hành động khi họ nhận thấy điều gì đó không ổn. Bố trí cửa hàng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phòng ngừa trộm cắp—giữ các mặt hàng có giá trị cao ở những khu vực an toàn, được giám sát chặt chẽ và giảm thiểu điểm mù. Công nghệ có thể là đồng minh lớn nhất của bạn ở đây; sử dụng camera giám sát và RFID có thể giúp bạn theo dõi hoạt động theo thời gian thực và ngăn chặn hành vi trộm cắp vặt.
Ưu tiên rủi ro dựa trên tác động và khả năng xảy ra
Không phải mọi rủi ro đều được tạo ra như nhau và việc cố gắng giải quyết mọi mối nguy tiềm ẩn cùng một lúc có thể trở nên quá sức và không hiệu quả. Lời khuyên của chúng tôi là gì? Hãy ưu tiên các rủi ro dựa trên tác động tiềm tàng của chúng đối với doanh nghiệp của bạn và khả năng xảy ra của chúng.
Bắt đầu bằng cách đánh giá từng rủi ro trong cửa hàng của bạn—từ các mối nguy về an toàn và trộm cắp đến các vấn đề về hoạt động và tuân thủ. Đánh giá mức độ nghiêm trọng của hậu quả nếu rủi ro xảy ra và tần suất xảy ra. Các rủi ro có tác động cao, có khả năng xảy ra cao (như nguy cơ trượt ngã trong cửa hàng có nhiều người qua lại) nên được xử lý trước vì chúng gây ra mối đe dọa lớn nhất cho doanh nghiệp của bạn. Mặt khác, các rủi ro có tác động thấp, có khả năng xảy ra thấp có thể không cần sự chú ý và nguồn lực cấp bách như vậy.
Hãy cân nhắc việc tạo ra một ma trận rủi ro phác thảo các mối nguy hiểm và vấn đề khác nhau. Sau đó, sử dụng nó để ưu tiên những rủi ro nào cần hành động ngay lập tức và những rủi ro nào có thể được theo dõi theo thời gian.
Sau đây là một ví dụ:
| Khả năng / Tác động | Tác động thấp | Tác động trung bình | Tác động cao |
| Khả năng thấp | Biển báo hoặc màn hình lỗi thời | Sự lộn xộn trong kho hàng dẫn đến sự chậm trễ nhỏ | Trộm cắp các mặt hàng có giá trị thấp (ví dụ: phụ kiện) |
| Khả năng trung bình | Các vấn đề bảo trì cửa hàng nhẹ (ví dụ, mất điện bóng đèn) | Xung đột lịch trình nhân viên gây giảm hiệu quả | Sự cố nhỏ của thiết bị ảnh hưởng đến doanh số bán hàng (ví dụ: trục trặc POS) |
| Khả năng cao | Thẻ giá bị hỏng hoặc nhãn dán không chính xác | Nguy cơ trượt ngã (ví dụ, sàn ướt, lối đi bị cản trở) | Trộm cắp đồ vật có giá trị cao hoặc trộm tiền mặt |
Trong trường hợp này, bạn sẽ tập trung sự chú ý ngay lập tức vào các rủi ro có tác động cao, có khả năng xảy ra cao như trộm cắp đồ vật có giá trị cao và nguy cơ trượt ngã. Trong khi đó, bạn có thể lên lịch giám sát thường xuyên cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp hơn như bảo trì cửa hàng nhẹ.
Bảo vệ doanh nghiệp của bạn bằng bảo hiểm toàn diện
Ngay cả khi đã áp dụng mọi biện pháp phòng ngừa, rủi ro và trách nhiệm pháp lý vẫn có thể xảy ra. Đó là lý do tại sao việc có phạm vi bảo hiểm toàn diện là điều bắt buộc. Các loại bảo hiểm chính cần cân nhắc bao gồm:
- Bảo hiểm trách nhiệm chung – Bảo hiểm thương tích của khách hàng, thiệt hại tài sản và chi phí pháp lý nếu có người bị thương tại cơ sở của bạn hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại từ doanh nghiệp của bạn.
- Bảo hiểm tài sản – Bảo vệ tài sản vật chất của bạn, chẳng hạn như cửa hàng, thiết bị và hàng tồn kho, khỏi bị hư hại do hỏa hoạn, bão hoặc phá hoại.
- Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh – Giúp trang trải khoản thu nhập bị mất và chi phí hoạt động nếu doanh nghiệp của bạn buộc phải đóng cửa tạm thời do những sự kiện không lường trước được, chẳng hạn như thiên tai.
- Bảo hiểm bồi thường cho người lao động – Cung cấp bảo hiểm chi phí y tế và tiền lương bị mất cho nhân viên bị thương hoặc bị bệnh do công việc.
Từ cuối cùng
Giảm thiểu rủi ro và trách nhiệm trong bán lẻ đòi hỏi một cách tiếp cận chủ động và nỗ lực liên tục. Thực hiện các bước như triển khai các chương trình an toàn, tiến hành đánh giá rủi ro và giám sát hoạt động có thể giảm thiểu rủi ro hiệu quả và tạo ra một môi trường an toàn hơn, hiệu quả hơn cho khách hàng và nhóm của bạn.
Để có kết quả tốt nhất, hãy sử dụng công nghệ như Bindy để hợp lý hóa quy trình, theo dõi sự tuân thủ và giải quyết các vấn đề theo thời gian thực.
Hãy nhớ rằng, điều quan trọng không phải là loại bỏ mọi rủi ro có thể xảy ra mà là phải chuẩn bị, hành động nhanh chóng và bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi những thất bại tiềm ẩn để bạn có thể tiếp tục phát triển và thành công.
Hãy dùng thử Bindy miễn phí và khám phá cách nền tảng của chúng tôi có thể giúp tất cả cửa hàng của bạn tuân thủ quy định để bạn có thể giảm thiểu rủi ro và trách nhiệm pháp lý.
Thông tin về các Tác giả:
Francesca Nicasio là chuyên gia bán lẻ, chiến lược gia nội dung B2B và LinkedIn TopVoice. Cô viết về các xu hướng, mẹo và phương pháp hay nhất giúp các nhà bán lẻ tăng doanh số và phục vụ khách hàng tốt hơn. Cô cũng là tác giả của Retail Survival of the Fittest, một cuốn sách điện tử miễn phí giúp các nhà bán lẻ bảo vệ tương lai cho các cửa hàng của họ.
The post 11 Tips to Reduce Risk in Your Retail Business appeared first on Brand Standards Intelligence.